Checklist avant commande : 20 contrôles sur un devis fournisseur BTP
Checklist de validation d’un devis fournisseur avant commande : périmètre, références, prix, quantités, conditions, délais, exclusions et traçabilité.
Le comparatif est terminé, les écarts principaux sont connus et une offre semble se détacher. Avant la commande, une revue courte mais structurée permet de fermer les derniers risques.
Cette checklist peut être utilisée en revue d’achats, en validation de commande ou simplement comme contrôle personnel.
1. Vérifier
Besoin, quantité, unité et référence
2. Comparer
Prix uniquement sur le périmètre réellement comparable
3. Clarifier
Écart, exclusion ou information manquante
1. Périmètre technique
Confirmez que la dernière version du devis couvre le besoin retenu et que les variantes acceptées sont clairement identifiées.
- 1. Références et caractéristiques conformes
- 2. Quantités conformes
- 3. Unités conformes
- 4. Accessoires nécessaires inclus
- 5. Variantes identifiées
- 6. Éléments non chiffrés traités
- 7. Exclusions techniques comprises
2. Prix et calculs
Vérifiez les valeurs qui alimentent la décision, sans modifier les données du document source.
- 8. Prix unitaires nets identifiés
- 9. Remises comprises correctement
- 10. Totaux de ligne cohérents
- 11. Total HT cohérent
- 12. Conditionnements et minimums intégrés
3. Conditions commerciales
Relisez les éléments globaux qui peuvent modifier le coût ou le planning.
- 13. Délai compatible avec le planning
- 14. Validité suffisante
- 15. Transport / franco clarifié
- 16. Conditions de paiement connues
- 17. Garantie et mise en service clarifiées
4. Documents et versions
Une bonne décision peut devenir difficile à défendre si la mauvaise version est commandée. Assurez-vous que le comparatif et la commande renvoient au même document.
- 18. Numéro et date du devis corrects
- 19. Clarifications intégrées ou annexées
- 20. Source et validations internes conservées
5. Aucune ambiguïté critique ouverte
Une ambiguïté mineure peut parfois être acceptée consciemment. Une ambiguïté critique sur la référence, le périmètre, la quantité, le délai ou la responsabilité doit en revanche être fermée avant engagement.
Documentez la décision finale et les éventuelles hypothèses acceptées. La valeur du comparatif tient autant à sa traçabilité qu’au montant retenu.
6. Adapter la revue au niveau de risque
Toutes les commandes ne nécessitent pas le même niveau de revue. Pour une fourniture standard de faible montant, quelques contrôles peuvent suffire. Pour un équipement critique, une fabrication sur mesure ou une commande avec impact planning, formalisez davantage les validations.
Vous pouvez classer les points ouverts en bloquant, important ou informatif. Une commande ne part que lorsque les points bloquants sont fermés et que les points importants ont une décision explicite.
7. Conserver une trace après la commande
Conservez le devis retenu, les clarifications et la version finale du comparatif au même endroit. Quelques semaines plus tard, cette trace aide à comprendre pourquoi une référence, une variante ou une condition a été acceptée.
Si une anomalie apparaît à la livraison, vous pourrez distinguer rapidement une erreur de commande, une différence fournisseur et une hypothèse acceptée.